ARŞİVDEN YARARLANMA
Kızılay Arşivinden yararlanmak için aşağıdaki başvuru formu ve belge talep formunu doldurulup, nüfus cüzdanı fotokopisi ile birlikte “Türk Kızılay Arşiv Yönetimi Bölümü Türk Kızılay Caddesi. No:6 Etimesgut – ANKARA” adresine gönderilmesi gerekmektedir. Müracaatlar sırasına göre değerlendirmekte olup, en kısa sürede inceleme talebinde bulunan kişiye bilgi verilmektedir.
TÜRK KIZILAY ARŞİVİ'NDE
İNCELEME YAPMAK İSTEYEN GERÇEK VEYA TÜZEL KİŞİLERİN TÂBİ OLACAKLARI ESASLAR
Amaç
Madde 1- Bu Esasların amacı, Türkiye Kızılay Derneği Genel Müdürlüğü Arşivi ‘nde inceleme yapmak
ve örnek almak isteyen gerçek ve tüzel kişilerin tâbi olacakları usul ve esasları tespit
etmektir.
Kapsam
Madde 2- Bu Esaslar, tasnif edilmiş ve son işlem tarihi üzerinden en az otuz yıl geçmiş arşiv
malzemesi üzerinde gerçek veya tüzel kişiler tarafından yapılacak inceleme faaliyetlerine
ilişkin usul ve esasları kapsar.
Müracaat Şekli
Madde 3- Türkiye Kızılay Derneği Genel Müdürlüğü Arşivi’nde inceleme yapmak isteyen gerçek veya
tüzel kişiler veya bunların vekilleri, “ Türkiye Kızılay Derneği Genel Müdürlüğü Arşivi‘nden
yararlanma talebinde bulunanlar İçin Müracaat Formu ve Taahhütnameyi doldurmak suretiyle nüfus
cüzdanı (yabancılar için pasaport ve kimlik) örneğiyle, vekil ise vekâletname ile birlikte
doğrudan Türkiye Kızılay Derneği Genel Müdürlüğü Arşivi‘ne bizzat veya posta ile müracaatta
bulunurlar.
Vekilleri vasıtasıyla inceleme yapmak isteyen Türk veya yabancı uyruklu gerçek veya tüzel
kişilerin önceden müracaatlarının olması gerekmektedir.
Müracaatların İşleme Konulması ve Cevaplandırma Süresi
Madde 4- Türkiye Kızılay Derneği Genel Müdürlüğü Arşivi ‘nde yapılacak her türlü inceleme ve
örnek alma talepleri bu Genel Müdürlükçe, işleme konulur ve en kısa sürede sonuçlandırılır.
Türkiye Kızılay Derneği Genel Müdürlüğü; bu Esaslarda öngörülen hükümleri de göz önünde
bulundurmak suretiyle, inceleme taleplerini aynen veya sınırlandırmak suretiyle kabul veya
reddedebilirler.
Müracaatların Reddini Gerektiren Durumlar
Madde 5- Kullanıcıların;
a) Tasnifi tamamlanmamış ve en son işlem tarihi üzerinden otuz yıl geçmemiş arşiv malzemesi ile
yararlanılamayacak derecede hasara uğramış arşiv belgesi üzerinde,
b) İnceleme talebinde bulunan kişinin on sekiz yaşından küçük olduğu veya medenî hakları
kullanma ehliyetine sahip bulunmadığı durumlarda,
c) Müracaat formundaki bilgilerin eksik veya yanlış olması ve müracaat için gerekli belgelerin
eksik veya sahte olduğunun anlaşıldığı hallerde, arşivde inceleme talepleri reddolunabilir.
Taahhütname
Madde 6- Kullanıcılara, arşivdeki çalışmalarında uymak zorunda bulundukları şartlar ve
yükümlülükler bildirilir ve kendilerine bu yükümlülüklere uyacaklarını belirten bir taahhütname
imzalatılır.
İncelemelerde Uyulacak Esaslar
Madde 7- İncelemelerde aşağıdaki esaslar uygulanır:
a) Tasnifi tamamlanmamış arşiv malzemesi veya yararlanılamayacak derecede hasara uğramış
belgeler incelemeye verilmez. Ancak, bu malzeme ve belgelerin, bir devlet hizmetinin
görülmesinde veya bir hakkın korunmasında ve ispatında delil olarak kullanılacağının anlaşılması
halinde, görevli personelin nezaretinde incelemeye verilebilir.
b) Kataloglarda kayıtlı bulunsa dahi, onarıma alınmış arşiv malzemesi bu işlemler bitene kadar
kullanıcılara verilemez.
c) İnceleme, ilke olarak arşiv malzemesinin dijital kopyası üzerinden yapılır. Bununla birlikte,
dijital kopyası sağlanamaması halinde inceleme evrakının aslı üzerinden de yapılabilir.
d) Kullanıcılar, ancak kendi konuları ile ilgili arşiv malzemesi üzerinde inceleme yapabilirler.
Bu çalışmalar sırasında, ilgili konulara ait arşiv malzemesinin tamamını kendi adlarına
ayırttıramazlar.
e) Arşiv malzemesi talepleri, kullanıcı yoğunluğu dikkate alınarak makul ölçüler içinde tarih ve
saatine göre sıraya konularak karşılanır ve istenen belgelerin hangi gün ve saatte
verilebileceği kullanıcıya bildirilir.
f) Kullanıcıların bir iş günü içerisindeki belge talepleri, günlük talep yoğunluğu ve iş gücüne
göre idarece sınırlandırılabilir. Bu sınırlandırma, dosya envanter sistemiyle tasnif edilmiş
fonlardan 2 dosya, analitik usulle tasnif edilmiş fonlardan 25 belge ve defter fonlarından 5
defterin altında olamaz.
g) Kullanıcılar, kendilerine teslim edilen belgelerin tamamını iade etmeden yenilerini talep
edemezler. Ancak, alınmış olan belgelerle ilişkisi bulunan ve birlikte incelenmesi gereken diğer
bir kısım belgelerin talep edilebilmesi için, ilk alınanlardan aynı sayıda belgenin iade
edilmesi ve yeniden sıraya girilmesi gerekir.
h) Kullanıcılar belgeleri sayarak teslim alırlar ve aynı şekilde teslim ederler. Kendilerine
teslim edilen belgenin kaybolması halinde sorumluluk kullanıcıya aittir.
ı) Kullanıcılar, kendisine teslim edilen arşiv malzemesini başka bir kullanıcıya veremez, belge
üzerinden kopya çıkaramaz ve fotoğraf çekemez.
i) Kullanıcılar, kendisine teslim edilen arşiv malzemesini her türlü tahribat ve tahrifattan
korumak zorundadır.
j) İncelemelerde sadece kurşun kalem ve silgi kullanılır. Ancak portatif yazı makinası ve
bilgisayar arşiv yönetiminin uygun göreceği mahallerde kullanılabilir.
k) Kullanma mahalline çanta, fotoğraf makinası, dijital kamera, tarayıcı, cep telefonu, palto,
dolma kalem, tükenmez ve renkli tükenmez kalem ve benzeri eşyalarla girilemez.
l) Arşiv malzemesi, hiçbir şekilde kullanıcılara tahsis edilen mahalden dışarıya çıkarılamaz.
m) Kullanıcılara tahsis edilen mahalle, görevlilerden ve kullanıcılardan başkası giremez.
n) Çalışmalarına bir haftadan fazla ara verecek kullanıcı, elindeki belgeleri, arşiv
depolarındaki asli yerlerine konulmak üzere iade etmek zorundadır.
o) İnceleme talepleri kontrol edildiği zaman, talep edilen belgelerin bir fon oluşturmaya
yetecek miktarda olması durumunda kullanıcı, bu belgelerin üçte birini dijital olarak alabilir.
Kalan kısmını, Türk Kızılay Arşivi’nde inceleyebilir. Bu kural zamanla sınırlı değildir.
Yukarıdaki şartlardan birinin ihlali halinde inceleme durdurulur ve kullanıcı hakkında mevzuat
uyarınca gerekli işlem yapılır.
Kullanıcıların Mükellefiyeti
Madde 8- Türk veya yabancı uyruklu kullanıcılar, yaptıkları incelemeler neticesinde
hazırladıkları ve yayımladıkları eserlerden Türkiye Kızılay Derneği Genel Müdürlüğü Arşiv
Birimi’ne birer nüsha vermek zorundadırlar.
Belge Kopyası Verilmesi
Madde 9- inceleme yapan Türk veya yabancı uyruklu kişilere incelemeye açılan belgelerin dijital
kopyaları belirlenen ücret karşılığında verilir veya gönderilir.
Bu şekilde edinilen kopyalar hiçbir şekilde çoğaltılıp ticarî amaçla satılamaz.
Ancak, bir fonun, bir dosyanın veya bir defterin tamamının kopyasının verilip verilmeyeceği
konusunda izin verme yetkisi ilgili arşiv idaresine aittir.