ARŞİVDEN YARARLANMA
Kızılay Arşivinden yararlanmak için aşağıdaki başvuru formu ve belge talep formunu doldurulup, nüfus cüzdanı fotokopisi ile birlikte “Türk Kızılay Arşiv Yönetimi Bölümü Türk Kızılay Caddesi. No:6 Etimesgut – ANKARA” adresine gönderilmesi gerekmektedir. Müracaatlar sırasına göre değerlendirmekte olup, en kısa sürede araştırma talebinde bulunan kişiye bilgi verilmektedir.
Türk Kızılay ARŞİVİ’NDE
ARAŞTIRMA VE İNCELEME YAPMAK İSTEYEN GERÇEK VEYA TÜZEL KİŞİLERİN TÂBİ OLACAKLARI ESASLAR
Amaç
Madde 1- Bu Esasların amacı, Türkiye Kızılay Derneği Genel Müdürlüğü Arşivi ‘nde araştırma, inceleme yapmak ve örnek almak isteyen gerçek ve tüzel kişilerin tâbi olacakları usul ve esasları tespit etmektir.
Kapsam
Madde 2- Bu Esaslar, tasnif edilmiş ve son işlem tarihi üzerinden en az otuz yıl geçmiş arşiv malzemesi üzerinde gerçek veya tüzel kişiler tarafından yapılacak araştırma ve inceleme faaliyetlerine ilişkin usul ve esasları kapsar.
Müracaat Şekli
Madde 3- Türkiye Kızılay Derneği Genel Müdürlüğü Arşivi’nde araştırma ve inceleme yapmak isteyen gerçek veya tüzel kişiler veya bunların vekilleri, “ Türkiye Kızılay Derneği Genel Müdürlüğü Arşivi ‘nde Araştırma Talebinde Bulunanlar İçin Müracaat Formu ve Taahhütname”yi doldurmak suretiyle bir adet fotoğraf ve nüfus cüzdanı (yabancılar için pasaport ve kimlik) örneğiyle, vekil ise vekâletname ile birlikte doğrudan Türkiye Kızılay Derneği Genel Müdürlüğü Arşivi‘ne bizzat veya posta ile müracaatta bulunurlar.
Vekilleri vasıtasıyla araştırma ve inceleme yapmak isteyen Türk veya yabancı uyruklu gerçek veya tüzel kişilerin önceden müracaatlarının olması gerekmektedir.
Müracaatların İşleme Konulması ve Cevaplandırma Süresi
Madde 4- Türkiye Kızılay Derneği Genel Müdürlüğü Arşivi ‘nde yapılacak her türlü araştırma, inceleme ve örnek alma talepleri bu Genel Müdürlükçe, işleme konulur ve en geç iki iş günü içerisinde sonuçlandırılır.
Türkiye Kızılay Derneği Genel Müdürlüğü; bu Esaslarda öngörülen hükümleri de göz önünde bulundurmak suretiyle, araştırma ve inceleme taleplerini aynen veya sınırlandırmak suretiyle kabul veya reddedebilirler.
Müracaatların Reddini Gerektiren Durumlar
Madde 5- Araştırmacıların;
a) Tasnifi tamamlanmamış ve en son işlem tarihi üzerinden otuz yıl geçmemiş arşiv malzemesi ile yararlanılamayacak derecede hasara uğramış arşiv belgesi üzerinde,
b) Araştırma ve inceleme talebinde bulunan kişinin on sekiz yaşından küçük olduğu veya medenî hakları kullanma ehliyetine sahip bulunmadığı durumlarda,
c) Müracaat formundaki bilgilerin eksik veya yanlış olması ve müracaat için gerekli belgelerin eksik veya sahte olduğunun anlaşıldığı hallerde, arşivde araştırma ve inceleme talepleri reddolunabilir.
Taahhütname
Madde 6- Araştırmacılara, arşivdeki çalışmalarında uymak zorunda bulundukları şartlar ve yükümlülükler bildirilir ve kendilerine bu yükümlülüklere uyacaklarını belirten bir taahhütname imzalatılır.
Araştırma ve İncelemelerde Uyulacak Esaslar
Madde 7- Araştırma ve incelemelerde aşağıdaki esaslar uygulanır:
a) Tasnifi tamamlanmamış arşiv malzemesi veya yararlanılamayacak derecede hasara uğramış belgeler incelemeye verilmez. Ancak, bu malzeme ve belgelerin, bir devlet hizmetinin görülmesinde veya bir hakkın korunmasında ve ispatında delil olarak kullanılacağının anlaşılması halinde, görevli personelin nezaretinde incelemeye verilebilir.
b) Kataloglarda kayıtlı bulunsa dahi, onarıma alınmış arşiv malzemesi bu işlemler bitene kadar araştırmacılara verilemez.
c) Araştırma ve inceleme, ilke olarak arşiv malzemesinin dijital kopyası üzerinden yapılır. Bununla birlikte, dijital kopyası sağlanamaması halinde araştırma ve inceleme evrağın aslı üzerinden de yapılabilir.
d) Araştırmacılar, ancak kendi konuları ile ilgili arşiv malzemesi üzerinde araştırma ve inceleme yapabilirler. Bu çalışmalar sırasında, ilgili konulara ait arşiv malzemesinin tamamını kendi adlarına ayırttıramazlar.
e) Arşiv malzemesi talepleri, araştırmacı yoğunluğu dikkate alınarak makul ölçüler içinde tarih ve saatine göre sıraya konularak karşılanır ve istenen belgelerin hangi gün ve saatte verilebileceği araştırmacıya bildirilir.
f) Araştırmacıların bir iş günü içerisindeki belge talepleri, günlük talep yoğunluğu ve iş gücüne göre idarece sınırlandırılabilir. Bu sınırlandırma, dosya envanter sistemiyle tasnif edilmiş fonlardan 2 dosya, analitik usulle tasnif edilmiş fonlardan 25 belge ve defter fonlarından 5 defterin altında olamaz.
g) Araştırmacılar, kendilerine teslim edilen belgelerin tamamını iade etmeden yenilerini talep edemezler. Ancak, alınmış olan belgelerle ilişkisi bulunan ve birlikte incelenmesi gereken diğer bir kısım belgelerin talep edilebilmesi için, ilk alınanlardan aynı sayıda belgenin iade edilmesi ve yeniden sıraya girilmesi gerekir.
h) Araştırmacılar belgeleri sayarak teslim alırlar ve aynı şekilde teslim ederler. Kendilerine teslim edilen belgenin kaybolması halinde sorumluluk araştırmacıya aittir.
ı) Araştırmacı, kendisine teslim edilen arşiv malzemesini başka bir araştırmacıya veremez, belge üzerinden kopya çıkaramaz ve fotoğraf çekemez.
i) Araştırmacı, kendisine teslim edilen arşiv malzemesini her türlü tahribat ve tahrifattan korumak zorundadır.
j) Araştırma ve incelemelerde sadece kurşun kalem ve silgi kullanılır. Ancak portatif yazı makinası ve bilgisayar arşiv yönetiminin uygun göreceği mahallerde kullanılabilir.
k) Araştırma mahalline çanta, fotoğraf makinası, dijital kamera, tarayıcı, cep telefonu, palto, dolma kalem, tükenmez ve renkli tükenmez kalem ve benzeri eşyalarla girilemez.
l) Arşiv malzemesi, hiçbir şekilde araştırmacılara tahsis edilen mahalden dışarıya çıkarılamaz.
m) Araştırmacılara tahsis edilen mahalle, görevlilerden ve araştırmacılardan başkası giremez.
n) Çalışmalarına bir haftadan fazla ara verecek araştırmacı, elindeki belgeleri, arşiv depolarındaki asli yerlerine konulmak üzere iade etmek zorundadır.
o) Araştırma talepleri incelendiğinde, talep edilen belgelerin bir fon oluşturmaya yetecek miktarda olması durumunda araştırmacı, bu belgelerin üçte birini dijital olarak alabilir. Kalan kısmını, Türk Kızılay Arşivi’nde inceleyebilir. Bu kural zamanla sınırlı değildir.
Yukarıdaki şartlardan birinin ihlali halinde araştırma durdurulur ve araştırmacı hakkında mevzuat uyarınca gerekli işlem yapılır.
Araştırmacıların Mükellefiyeti
Madde 8- Türk veya yabancı uyruklu araştırmacılar, yaptıkları çalışmalar neticesinde hazırladıkları ve yayımladıkları eserlerden Türkiye Kızılay Derneği Genel Müdürlüğü Arşiv Birimi’ne birer nüsha vermek zorundadırlar.
Belge Kopyası Verilmesi
Madde 9- Araştırma ve inceleme yapan Türk veya yabancı uyruklu kişilere araştırma ve incelemeye açılan belgelerin dijital kopyaları belirlenen ücret karşılığında verilir veya gönderilir.
Bu şekilde edinilen kopyalar hiçbir şekilde çoğaltılıp ticarî amaçla satılamaz.
Ancak, bir fonun, bir dosyanın veya bir defterin tamamının kopyasının verilip verilmeyeceği konusunda izin verme yetkisi ilgili arşiv idaresine aittir.